Keskusteluja arkiston kanssa

Organising and co-creating a World Congress

When the University of Helsinki came up in conversations at the IFTR in conjunction with congresses, I promised the IFTR board that we would organise the 2006 World Congress. I was going to retire at the end of the following year, and I knew that professorships were traditionally re-evaluated during organisational changes. The publicity generated by the Congress was one way to ensure the continuation of my professorship.

We organised the Congress ourselves. We built a two-year program for students, a “Project Congress” course, and its cohorts formed the core organisational structure. The academic content was overseen by the IFTR board, and in the executive steering group in charge of making the Congress happen, I was joined by the President, Janelle Reinelt, and Vice President, Peter Eversmann, among others. I was especially pleased that Marvin Carlson, who had frequently visited our University, also agreed to join the steering group. Our departmental secretary Tiina Erkkilä and research associate Linnea Stara both made significant contributions as organisers.

The students also felt the need to do something especially note-worthy, and as a result of our discussions, we decided to invite a young researcher from a third-world country’s university to the Congress. The IFTR board approved of the initiative and named it the “Helsinki Prize”, which subsequently became the name of a new stipend to be handed out by the IFTR to a young researcher, and unlike existing stipends, this one would include a geographic stipulation. The students fundraised the prize money for the first few stipends, but now the IFTR has made it part of its annual programming.

IFTR:n hallituksessa toimiessani Helsingin yliopisto nousi kongresseja koskevissa keskusteluissa toistuvasti esiin. Vastasin yleensä, että voimme isännöidä vain pienimuotoisia tapahtumia, joissa tutkimusten (myös omiemme) käsittely on keskeistä. Lopulta kuitenkin lupasin, että järjestämme vuoden 2006 maailmankongressin. Olin jäämässä eläkkeelle seuraavan vuoden lopussa ja tiesin, että professorien virkojen tarpeellisuus arvioidaan aina uudelleen henkilöiden vaihtuessa. Kongressin tuoma julkisuus oli yksi tapa varmistaa tehtävän jatkuminen.

Lupaus piti tietysti vahvistaa kotiyliopistossa, mutta tuohon aikaan kongressin saaminen kotiyliopistoon koettiin saavutukseksi ja saimme palattuani virallisenkin luvan. Arvioin osallistumismaksujen kattavan merkittävän osan kuluista. Kesäkoulujen rahoituksen kokoaminen yhdessä sihteerimme Tiina Erkkilän kanssa oli opettanut, että pienistä rahapuroista on mahdollista koota jonkinlainen virta, jos löytyy ideoita ja halua yhteistyöhön. Raha osin vaikutti siihen, että päädyimme järjestämään kongressin omin voimin kokoamalla yhteen oppiaineen kaikki voimat. Kongressiohjelman kiitokset lahjoittajille osoittavat meidän onnistuneen myös rahoituksen hankkimisessa.

Kongressin avajaisissa puheenvuoroni oli otsikoitu ”On Behalf of the Congress Organizers” ja rinnalleni heijastettiin kuvia järjestämisessä mukana olevasta ryhmästä. Puheeni mukaan teemaksi valittu ”Global vs. Local” sai virikkeen Kajaanin Kaupunginteatterin Huutavan ääni korvessa -esityksestä. Siinä paikallinen historia limittyi kansainvälisiin aatteisiin, ja aiheen paikallisuudesta huolimatta pienen teatterin vierailuesitykset suuntautuivat muualle Suomeen ja edelleen Keski-Eurooppaan.

Suuret kongressit muistuttavat usein toisiaan, mutta edelleen olen sitä mieltä, että omamme oli myös poikkeuksellinen. Kaikki sujui hyvin, tunnelma oli lämmin, palvelu kohteliasta ja joustavaa. Vartioimme tiukasti budjetin rajoja, mutta ystävällisyydessä ei säästelty. Keskeistä onnistumiselle olivat oman joukon koulutus ja vastuun jakaminen. Rakensimme opiskelijoille ohjelman ”Projektina kongressi”, kaksivuotisen kurssin, jonka suorittajista muodostui järjestäjien ydinjoukko, yhdentoista henkilön kongressitiimi. Koulutuksen ansiosta he kykenivät toimimaan itsenäisesti mutta muistamaan, että projektissa tieto aina kulkee kumpaankin suuntaan. Kongressitiimiin kuului myös seuraavan Etelä-Afrikan Stellenboschin yliopiston opiskelija. (Oma opiskelijamme Linnea Stara oli edellisenä vuonna liittynyt Washingtonin yliopistossa pidetyn kongressin järjestäjiin.)

Tutkimuksellisen sisällön suunnittelu oli IFTR:n hallituksen vastuulla ja toteuttamista ohjaavassa ryhmässä mukanani järjestön puheenjohtaja Janelle Reinelt ja varapuheenjohtaja Peter Eversmann. Olin erityisen iloinen, että yliopistossamme usein vieraillut professori Marvin Carlson myös lupautui ryhmään, ja suomalaisena tukena meillä oli professori Juha Sihvola. Seuraavaa kongressipaikkaa Etelä-Afrikassa edusti professori Temple Hauptfleisch.

Paikallisena komiteana Pentti Paavolainen ja Laura Gröndahl muodostivat yhteyden Teatterikorkeakouluun ja Taideteolliseen korkeakouluun, Hanna Korsberg omaan oppiaineeseemme. Itse vastasin kokonaisuudesta ja tutkimuksellisesta johdosta. Palkallisista henkilöistä pääsihteereinä Linnea Stara suunnitteli projektikurssin sisällön ja vastasi kongressin käytännön järjestelyistä tiimin johtajana, Tiina Erkkilä siirtyi teatteritieteestä puoleksi vuodeksi hoitamaan kongressin taloutta ja siihen liittyviä asioita. Muiden palkkiot olivat kertaluonteisia tai jäivät lounaskuponkien tasolle. Hanna Korsberg vastasi työryhmistä, Eeva Mustonen uusien tutkijoiden foorumista, Outi Lahtinen teatteriohjelmasta, Katri Tanskanen yhteyksistä kirjanäyttelyn kustantajiin ja julistenäyttelystä, Sipriina Ritaranta nettisivuista ja Ville Kivi IT-avusta. Koulutettuun kongressitiimiin kuului yhdeksän henkilöä. Kongressin aikana saimme lisävoimia niistä opiskelijoista, jotka eivät olleet osallistuneet koulutukseen. Erityismaininnan ansaitsevat yliopiston vahtimestarit, jotka oli integroitu mukaan kutsumalla heidät projektikurssille luennoimaan omasta työstään.

Vastuun jakaminen merkitsi ideoidenkin lisääntymistä ja mahdollisuutta kokeilla niitä käytännössä. Monet asiat sujuivat kongresseille tavalliseen tapaan, muutamat tapahtumat kertovat siitä, miten joukon aktiivisuus rakensi tunnelmaa ja loi uutta. Myös sää oli puolellamme.

Opiskelijoiden omatoimisuus näkyy kongressilehden julkaisemisena ja ennakkoon ilmestyneessä nettitiedotuksessa. Lavastajatutkija Laura Gröndahl suunnitteli isäntäväen tunnistavat olkalaukut, ja ryhmä ompeli ne yhdessä itse. Tiimi halusi myös tehdä jotakin erityisen huomionarvoista, ja keskustelujemme tuloksena päätettiin kutsua kongressiin osallistumaan nuori tutkija kolmannen maan yliopistosta. IFTR:n hallitus hyväksyi hankkeen, ja nimellä ”Helsinki Prize” perutettu stipendi muotoiltiin järjestön nuorille tutkijoille jo jakaman palkinnon mallin mukaan mutta maantieteellisellä rajauksella. Palkintolautakuntaan puheenjohtajaksi lupautui Marvin Carlson, ja opiskelijatiimin edustaja oli mukana tekemässä päätöstä. Opiskelijat hankkivat rahaa eri keinoin. He esimerkiksi järjestivät arpajaisia. He myös hoitivat kansainvälisten tiedekustantajien kirjanäyttelyä, ja saimme myymättä jääneet uutuuskirjat lahjoituksena. Rahat riittivät pariin myöhempäänkin kutsuun, ja Hanna Korsbergin hallituskaudella IFTR päätti säilyttää ja rahoittaa palkinnon pysyvästi alkuperäisellä nimellä Helsinki Prize. Ensimmäisen palkinnon vuonna 2006 sai intialainen Preeti S. Kurup.

Järjestimme kongressissa myös posterinäyttelyn, jossa esiteltiin ICATS-kesäkoulun eri vuosien osanottajien tutkimuksia. Tutkimusten esittelynä julisteet kuitenkin jäivät järjestössä kertaluonteisiksi. Entisiä kesäkoululaisia oli joka tapauksessa runsaasti mukana, ja kongressin päätteeksi teimme vielä yhteisen venematkan.

Mieleeni on jäänyt kansleri Kari Raivion vaikuttava puhe kongressin avajaisissa. Egyptiläinen keynote-puhujamme Nehad Selaiha oli joutunut peruuttamaan tulonsa, sillä hänellä oli huolia sukulaisistaan sotaan joutuneessa Libanonissa. Sota oli läsnä julkisessa keskustelussakin. Kansleri puhui rauhan tarpeellisuudesta ja viittasi puheessaan yliopiston sodassa vaurioituneisiin korkokuviin ja nuoriin sodan uhreihin.

Juhlasalin tunnelman ulkopuolella maailma oli kuohuva, ja kongressin yhteydessäkin painotettiin järjestelyjen turvallisuutta. Keskeinen ja avoin yliopiston päärakennus kokouspaikkana velvoitti järjestäjiä varmistamaan, että osanottajat voidaan tunnistaa. Tämä koski myös useita oheistapahtumia esimerkiksi Teatterimuseossa ja Teatterikorkeakoulussa. Osanottajat on aina tunnistettu nimilapuista, mutta muodostimme nyt myös erillisen ohjelman seuralaisille, jotka saivat omat nimilappunsa ja pääsivät myös kaikkiin oheistapahtumiin. Ohjelmalla oli omana vastuuhenkilönä Hinriikka Lindqvist, tukenaan mieheni Heikki.

Kongressien päätteeksi järjestetyt banketit olivat kokemuksieni mukaan usein muodostuneet liian kalliiksi nuorille tutkijoille. Halusimme kuitenkin juhlavan päätöksen, ja päädyimme onnistuneeseen kompromissiin: saimme ravintolan kanssa sovituksi, että päivällisen jälkeen kaikki kongressin nimikortin esittävät voivat liittyä mukaan. Siitä hyötyivät kaikki: väen lisääntyessä tunnelma kohosi entisestään ja ravintola sai uusia juomatilauksia.

Kongressin onnistuminen oli monenlaisen yhteistyön tulos, ja palkkiona lounaskorttien lisäksi oli usein vain työn tuottaman ilo ja saavutettu kokemus. Olimme kuitenkin vahtineet tiukasti budjetin menopuolta, ja kun yliopisto vapautti meidät tilavuokrista, meillä oli mahdollisuus esittää konkreettinen kiitos sekä järjestelyihin osallistuneille että kongressin tieteellisen tason varmistajille, osanottajille. Kiitimme työhön osallistuneita tekemällä Kreikkaan opintomatkan, jolle muut opiskelijamme voivat osallistua maksamalla itse matkansa. Toimitin yhdessä irlantilaisen Melissa Sihran kanssa kymmeneen kongressiesitelmään perustuvan artikkelikokoelman The Local Meets the Global in Performance (2010), johon myös sisältyi Marvin Carlsonin ja Janelle Reineltin aiheesta käymä keskustelu. Se oli kiitoksemme osanottajille.